Kunden blir automatisk invitert som observatør på kontrakten når kontrakten aktiveres. Invitasjonen går til e-postadressen du oppga for oppdragsgiver i oppsettskjemaet. Dette gjelder begge avtaletyper, både oppdragskontrakt og oppdragsbekreftelse.
Viktig
Du trenger altså ikke huske å invitere kunden. Det du må passe på, er at e-postadressen er riktig før du aktiverer kontrakten. Det er den adressen som avgjør hvem som får innsyn.
Er eier og oppdragsgiver to forskjellige parter, eller skal noen andre ha innsyn, kan du legge dem til på kontrakten i etterkant. Det gjøres i to trinn, og det er viktig å forstå skillet: Trinn 1 – plattformnivå: Du oppretter personen som ekstern bruker på selskapet. Da finnes de i systemet ditt. Trinn 2 – kontraktnivå: Du knytter den eksterne brukeren til akkurat denne kontrakten. Først da ser de oppdraget. En bruker kan altså finnes på plattformen uten å være knyttet til en bestemt kontrakt – derfor må begge trinnene gjøres.
Trinn 1 – opprett ekstern bruker
- Gå til «Selskap» i menyen.
- Trykk på selskapsnavnet (velg riktig selskap hvis du har flere).
- Klikk «+ Legg til bruker».
- Skriv inn e-postadressen til eieren.
- Velg brukertype «Ekstern bruker».
- Velg språk og klikk «Legg til bruker».
- Eieren mottar en e-post og oppretter seg som bruker (samme registreringsflyt som alle andre).
Trinn 2 – knytt observatøren til kontrakten
- Gå inn på kontraktens dashboard.
- Klikk «Kontraktinnstillinger».
- Velg fanen «Deltakere».
- Klikk «+ Legg til bruker».
- Velg den eksterne brukeren du opprettet. Observatøren får tilgangen «Vis».
Godt å vite
- Rapporten blir tilgjengelig for alle parter i kontrakten, samt observatører og andre eksterne parter som partene inviterer inn. Alle endringer i kontrakttilgang logges automatisk for sporbarhet.
Tips
Vent med trinn 2 til eieren faktisk har opprettet seg i trinn 1. Da dukker de opp som valgbar deltaker.
Fjerne en observatør
Under «Deltakere» kan du når som helst klikke «Fjern bruker» ved siden av en ekstern deltaker. Da mister de tilgangen til kontrakten, men de finnes fortsatt på plattformen som ekstern bruker.
Hva er forskjellen på de to «Legg til bruker»-knappene?
Knappen under «Selskap» legger til en bruker på plattformen (selskapet ditt). Knappen under «Kontraktinnstillinger → Deltakere» knytter en allerede opprettet bruker til denne ene kontrakten.